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OBBLIGO DI DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI
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Vally Pol
Villorba (TV)25/02/2026 12:25OBBLIGO DI DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI
Vorrei confrontarmi con voi in merito alla gestione dei fascicoli documentali al termine di una procedura di sovraindebitamento.
Nello specifico, vorrei sapere come vi comportate in merito agli obblighi precisi in capo all'Organismo di Composizione della Crisi (OCC) e al Gestore della Crisi relativamente alla distruzione dei dati sensibili e alla conservazione degli atti ufficiali dopo il decreto di chiusura della procedura o il provvedimento di esdebitazione o la rinuncia da parte del sovraindebitato.
I punti su cui gradirei un approfondimento sono:
1. Distruzione dei dati da banche dati esterne: Quali sono le tempistiche per la distruzione dei dati acquisiti tramite Anagrafe Tributaria e Centrali Rischi (es. Crif/Cerved) ai sensi dell'Art. 15, comma 11, Legge 3/2012?
2. Conservazione della documentazione contabile: Quali documenti devono essere invece conservati per il termine di 10 anni previsto dall'Art. 2220 del Codice Civile e dalle normative fiscali (D.P.R. 600/1973)?
3. Gestione della PEC: Qual è il termine di conservazione obbligatorio dei log e dei messaggi di posta elettronica certificata scambiati durante la procedura, in analogia a quanto previsto per le procedure concorsuali maggiori?
4. Responsabilità e Privacy: In che modo il principio di 'minimizzazione dei dati' previsto dal GDPR (Regolamento UE 2016/679) si coordina con l'esigenza di conservare le prove dell'attività svolta dall'OCC in caso di futuri controlli giudiziari o ispettivi?
Ringrazio anticipatamente chiunque possa condividere le prassi operative consolidate nei vostri Organismi.-
Zucchetti Software Giuridico srl
02/03/2026 09:53RE: OBBLIGO DI DISTRUZIONE DEI DOCUMENTI
Proviamo a rispondere separatamente a ciascuna delle domande formulate:
1. Distruzione dei dati da banche dati esterne: Quali sono le tempistiche per la distruzione dei dati acquisiti tramite Anagrafe Tributaria e Centrali Rischi (es. Crif/Cerved) ai sensi dell'Art. 15, comma 11, Legge 3/2012?
A nostro avviso in relazione a questi dati non esiste alcun obbligo di conservazione posto che si tratta di copia di documentazione estrapolata da banche dati, per la quale non esiste alcun obbligo.
2. Conservazione della documentazione contabile: Quali documenti devono essere invece conservati per il termine di 10 anni previsto dall'Art. 2220 del Codice Civile e dalle normative fiscali (D.P.R. 600/1973)?
L'art. 2220 prescrive che le scritture (e quindi, a nostro avviso, sia quelle obbligatorie che quelle facoltative) devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione.
Così, ad esempio, se l'ultima registrazione del libro mastro risale al 2017, il decennio decorre da quella data.
Con riferimento alla documentazione fiscale, l'art. 22 del d.P.R. 600/1973 prescrive che "Le scritture contabili obbligatorie ai sensi del presente decreto, di altre leggi tributarie, del codice civile o di leggi speciali devono essere conservate fino a quando non siano definiti gli accertamenti relativi al corrispondente periodo di imposta, anche oltre il termine stabilito dall'art. 2220 del codice civile o da altre leggi tributarie, salvo il disposto dell'art. 2457 del detto codice".
Va poi considerato l'art. 8 comma 3 L.27/07/2000, n. 212, come modificato dall'art. 1, comma 1, lett. h), n. 1), D.Lgs. 30 dicembre 2023, n. 219, a mente del quale "L'obbligo di conservazione di atti e documenti, incluse le scritture contabili, stabilito a soli effetti tributari, non può eccedere il termine di dieci anni dalla loro emanazione o dalla loro formazione o utilizzazione. Il decorso del termine preclude definitivamente la possibilità per l'amministrazione finanziaria di fondare pretese su tale documentazione".
3. Gestione della PEC: Qual è il termine di conservazione obbligatorio dei log e dei messaggi di posta elettronica certificata scambiati durante la procedura, in analogia a quanto previsto per le procedure concorsuali maggiori?
Anche a questa domanda risponde l'art 2220, comma secondo, il quale prescrive che "Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti".
4. Responsabilità e Privacy: In che modo il principio di 'minimizzazione dei dati' previsto dal GDPR (Regolamento UE 2016/679) si coordina con l'esigenza di conservare le prove dell'attività svolta dall'OCC in caso di futuri controlli giudiziari o ispettivi?
Il principio di minimizzazione dei dati è sancito dall'art. 5, comma 1 let. c) del GDPR (Regolamento UE 2016/679): essi devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario per le finalità per le quali sono trattati e tale aspetto deve essere controllato con rigore.
Non esiste quindi una regola pratica alla quale attenersi: di volta in volta occorrerà verificare che i dati di cui si è in possesso rispondano a queste caratteristiche: devono essere strettamente funzionali all'incarico espletato e devono essere conservati per il tempo entro cui il professionista potrebbe essere chiamato a rendere il conto delle attività svolte.
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